В управлении ЗАГС Воронежской области подвели итоги проекта по оптимизации отчетности, и сотрудники уже чувствуют, насколько легче стала их работа. Благодаря нововведениям рутинные процессы пошли быстрее, а нагрузка заметно снизилась.
В ведомстве рассказывают, что, помимо красивых церемоний и трогательных семейных моментов, у специалистов ЗАГСа много повседневной работы. Нужно обработать немало документов, заполнить разные отчетные формы и при этом все успеть в срок.
Особенно непростой задачей раньше считалось оформление формы №1‑ГМУ («Сведения о предоставлении госуслуг»). Из-за не самых удобных компьютерных программ и отсутствия четких подсказок ее заполнение часто отнимало много времени и сил, в связи с чем нередко случались ошибки. Чтобы наладить работу, в управлении запустили проект по оптимизации. Сначала разобрались, где возникают трудности, потом внедрили новые решения и проверили, как все это работает на деле.
Ключевых изменений было несколько: во-первых, составили понятные инструкции, чтобы сотрудники знали, как работать с онлайн-таблицами и формами, в том числе и с формой №1‑ГМУ; во-вторых, ввели единый график отчетности – стало проще следить за сроками и ничего не пропускать; третий пункт - обновление программ, и теперь в них можно хранить данные, исправлять их и проверять, что уже отправили.
И четвертый пункт – провели обучение сотрудников. Теперь каждый из них лучше стал разбираться в цифровых инструментах и, соответственно, увереннее работать с новыми системами.
Результаты не заставили себя долго ждать: теперь отчетность сотрудники ЗАГСа сдают не за десять дней, как это было раньше, а всего за пять. И если раньше на одну операцию подготовки документа уходило два с половиной часа, то сейчас сотрудник справляется с задачей всего за полчаса. При этом количество ошибок при заполнении форм снизилось до минимума, их почти нет.
Сейчас новая модель системы работает как часы – без сбоев и авралов. Показатели, которых удалось добиться в ходе оптимизации, держатся на стабильном уровне. В управлении ЗАГС отмечают, что ставили перед собой не одну, а сразу несколько задач. Да, важно было ускорить сдачу отчетов, но не в ущерб качеству. Не менее значимым было сделать процесс надежнее, чтобы документы были без помарок. И еще одна важная цель – разгрузить специалистов, чтобы они не тратили слишком много времени на бумажную работу. Благодаря оптимизации специалисты могут уделять больше внимания непосредственной работе с гражданами, консультируя в возникших у них вопросах.
){kind=link}