В Воронежской области завершился бережливый проект «Оптимизация процесса учета посещений гражданами старшего возраста мероприятий в рамках реализации региональной программы «Активное долголетие». Итогом стал переход от бумажного документооборота к электронной системе. Об этом в среду, 26 августа, объявили организаторы проекта.
Ключевую роль в реализации программы сыграли Центр эффективности Правительства Воронежской области (ЦЭПВО) и соцзащита Центрального района. Куратор ЦЭПВО Ольга Денисова и бережливая команда учреждения под руководством Светланы Иноземцевой помогла успешно перейти на электронный документооборот.
Результаты проекта говорят сами за себя. Годовая экономия
рабочего времени составила более 2486 часов, что равносильно примерно 310
рабочим дням. Теперь это время социальные работники могут тратить на живое
общение и помощь людям, а не на заполнение документов.
Среди ключевых технических решений:
- внедрена программа «Учет посещений», позволяющая добавлять участников и кружки буквально одним кликом;
- данные вводятся печатным способом в единую базу – это исключает двойной ввод и ошибки, которые раньше возникали из‑за расшифровки рукописных записей;
- социальные координаторы получили удаленный онлайн‑доступ к данным в реальном времени;
- статистика формируется автоматически: нужные диаграммы, выгрузки по направлениям и персональные отчеты по каждому участнику готовятся за считаные секунды.
Выиграли все стороны процесса. Для сотрудников УСЗН исчезла утомительная рутина по заполнению бумажных журналов, снизилась нагрузка и практически исключен риск ошибок. Для граждан старшего возраста участие в мероприятиях стало проще: больше не нужно заполнять бумажные формы, учет ведется автоматически. А для руководства появилась прозрачная и оперативная статистика, которая помогает принимать управленческие решения на основе точных данных.
– Бережливый проект успешно реализован. Процесс учета посещений переведен на качественно новый цифровой уровень. Впереди – масштабирование и интеграция с региональными сервисами, но главное уже сделано: бережливые технологии приходят в социальную сферу и делают ее удобнее для всех, – подчеркивают в Центре эффективности Правительства.
Программа реализована в рамках проекта «Эффективный регион».
Ранее сообщалось, что в Воронеже прошел практикоориентированный семинар для «бережливых» тренеров, которые будут распространять инструменты эффективного управления в своих ведомствах и подведомственных организациях. Площадкой для встречи стал Центр эффективности Правительства Воронежской области, который системно занимается популяризацией инструментов бережливого управления для региональных органов власти и подведомственных учреждений, выступая ключевым драйвером преобразований в рамках проекта «Эффективный регион». Подробнее – в материале РИА «Воронеж».
){kind=link}