Министерство тарифного регулирования Воронежской области совместно с подведомственным ГБУ ВО «Центр экспертизы тарифов» повысило эффективность работы благодаря внедрению принципов бережливого управления. В результате реализации проекта время подготовки экспертных заключений удалось сократить на 30%, а количество ошибок и возвратов документов уменьшилось на 80%. Об этом сообщили в пресс-службе Центра эффективности Правительства Воронежской области (ЦЭПВО).
Работа велась при методологическом сопровождении специалистов, которые помогли коллективу не только оптимизировать отдельные процессы, но и освоить инструменты постоянного совершенствования работы. Главной задачей стало не создание формальной отчетности, а формирование в учреждении культуры непрерывных улучшений.
Первым этапом проекта стала диагностика действующего процесса подготовки экспертных заключений. Для сотрудников провели обучающий семинар по картированию процессов, после чего совместно выполнили хронометраж работы. Анализ показал, что на подготовку одного заключения в среднем уходило около 13 часов. Построенная карта текущего состояния позволила специалистам самостоятельно выявить основные причины потерь времени и определить наиболее проблемные этапы работы.
Следующим шагом стала разработка решений. Эксперты выступили в роли фасилитаторов, помогая коллективу сформировать предложения по устранению выявленных недостатков. Среди внедренных изменений – отказ от ручного поиска необходимых шаблонов документов, использование чек-листов для самопроверки и настройка автоматических уведомлений. При этом все решения принимались непосредственно владельцами процесса, а специалисты сопровождали работу и помогали выстроить эффективную систему изменений.
Особое внимание уделялось взаимодействию между министерством и подведомственным учреждением. При возникновении организационных вопросов кураторы проекта помогали наладить коммуникацию, подготовить необходимые аргументы и представить результаты работы руководству региона.
В результате реализации проекта среднее время подготовки экспертного заключения сократилось с 13 до 9 часов. Кроме того, заметно выросла удовлетворенность сотрудников условиями работы: соответствующий показатель увеличился с 1,67 до 3,07 балла. В учреждении отмечают, что после внедрения новых подходов рабочие процессы стали более понятными и удобными.
В ноябре специалисты планируют провести постпроектный мониторинг. Его цель – оценить устойчивость достигнутых результатов и убедиться, что внедренные изменения продолжают эффективно работать без возврата к прежним практикам.
Как отмечают участники проекта, применение бережливых технологий позволяет государственным учреждениям не только ускорять выполнение задач и повышать качество работы, но и формировать систему самостоятельного управления эффективностью, основанную на постоянном поиске возможностей для улучшения процессов.
Ранее РИА «Воронеж» сообщало, что в ЦЭПВО прошло обучение жизненному циклу бережливого проекта. В мероприятии приняли участие представители регионального министерства лесного хозяйства и «Воронежского лесопожарного центра» – руководители и ведущие специалисты. В ходе обучения они детально разобрали архитектуру жизненного цикла проекта и прошли все его этапы – от выбора процесса до постпроектного мониторинга.
){kind=link}