До 31 декабря 2020 года все работающие воронежцы должны будут выбрать способ ведения своей трудовой книжки: традиционную бумажную или инновационную – электронную (ЭТК). Насколько надежна электронная трудовая, что будет, если оставить бумажную, и можно ли передумать, выбрав один из вариантов? Корреспондент РИА «Воронеж» подготовила ответы при содействии специалистов Пенсионного фонда РФ по Воронежской области и экспертов по кадрам.
Что такое электронная трудовая?
Это аналог уже знакомого бумажного документа. По сути это ваша собственная ячейка в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Там сохраняется практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой: место работы, периоды занятости, профессия и должности, квалификация, даты приема, увольнения, основания прекращения трудового договора.
Как предоставлять ЭТК новому работодателю при трудоустройстве?
Вы сможете запросить информацию из электронной трудовой и предоставить ее новому работодателю в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
Как получить сведения из электронной трудовой, если они понадобятся?
Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале «Госуслуги». Если вам нужна выписка на бумаге, можно получить ее в вашем местном отделении Пенсионного фонда, в МФЦ или запросить у последнего работодателя.
Можно оставить бумажную трудовую, и значит ли это, что данные не попадут в базу ПФР?
Если у вас уже оформлена бумажная трудовая, то вы можете ее оставить. А вот те, кто впервые устроятся на работу в 2021 году и позднее, уже не получат такого выбора. Им сразу оформят электронный вариант.
Тот факт, что вы оставляете бумажную трудовую книжку, не означает, что ваших данных не окажется в базе ПФР. Работодатель все равно будет передавать все значимые события из вашей трудовой биографии в ПФР. Просто в этом случае он не предоставит вам никаких выписок, а все сведения будут отражены в бумажной трудовой.
ЭТК надежна? Что будет в случае сбоя или утечки данных?
– Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением либо уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных, – заверили в пресс-службе Управления ПФР в городе Воронеже.
Можно ли выбрать один вариант, а потом передумать и поменять?
Зависит от того, какой вариант вы предпочли изначально. Если решите сохранить бумажную трудовую, то впоследствии сможете от нее отказаться и перейти на электронную. А вот если вы в этом году выберете электронную, вернуться обратно к бумажному варианту уже получится.
Что делать тем, кто временно не работает или находится в длительном отпуске, поэтому не может написать заявление о выборе трудовой?
Если вы имеете трудовой стаж, но в данный момент не работаете, то сможете выбрать способ ведения трудовой книжки, оформляясь на новую работу. Это можно будет сделать даже если ваше трудоустройство состоится после 31 декабря 2020 года.
Если вы находитесь в декретном отпуске, на длительном больничном или долгое время не работаете по другой уважительной причине, то сможете выбрать способ ведения книжки, как только вернетесь на работу.
Что советуют знающие люди?
Виталий Терентьев, директор департамента специальных проектов HeadHunter:
Фото предоставлено Виталием Терентьевым
– Переход к электронным трудовым книжкам позволит повысить эффективность работы специалистов кадрового делопроизводства и оптимизировать расходы организаций на хранение и утилизацию документов. Бумажные трудовые книжки необходимо заполнять вручную, заверять копии, восстанавливать в случае потери или порчи. Кроме того, к недостаткам таких документов относится риск подделки. Электронные трудовые подделать в разы сложнее.
Татьяна Бохолдина, кадровый аудитор, автор блога трудового юриста «ГлавКадр»:
Фото предоставлено Татьяной Бохолдиной
– Я 15 лет проработала в подборе, и, если честно, записи в трудовой книжке кандидата всегда интересовали в последнюю очередь, уже после прохождения всех этапов собеседований. И то, скорее всего, чтобы там не было «нехороших статей увольнения». Поэтому проблему мошенничества со стажем считаю надуманной. Что касается ЭТК в том виде, в котором их сейчас внедряют, – это не облегчение работы, а допнагрузка. Мы не уходим от «бумаги», а, наоборот, создаем еще больше документов на бумажных носителях. Если раньше кадровик при увольнении делал записи в трудовой книжке и просто выдавал ее на руки, теперь при увольнении работник получает целую стопку документов. Работодатель при этом должен формировать перечень новых отчетов, которых раньше не было, подавать в сжатые сроки (отчет СЗВ-ТД подается не позднее следующего дня приема или увольнения). Для работодателей это дополнительные проблемы, если предприятие небольшое: кадровика в отпуске или на больничном кто-то должен постоянно подменять, чтобы избежать штрафа.
Наталия Агибалова, инспектор по кадрам РИА «Воронеж»:
Фото предоставлено Наталией Агибаловой
– Так называемая электронная трудовая книжка – это никакая не «книжка» в привычном понимании, а просто сведения, которые предаются в ПФР. Если работник отказывается от бумажного варианта, то ему в книжку вносят соответствующую пометку и выдают на руки. Все, пользоваться привычной нам трудовой он уже никогда не будет, его данные просто будут передаваться в ПФР. Если же работник решит оставить бумажный документ, то потом он может передумать и отказаться от него в любой момент.
Решение о том, какую именно форму ведения трудовой выбрать, каждый принимает сам. Но лично я предпочла бы оставить бумажный вариант, в качестве страховки. В этом случае все сведения о вашей работе будут содержаться и в базе ПФР, и в физическом документе у вас на руках. Если что-то случится с бумажной книжкой – вы легко восстановите информацию, ведь она есть в ПФР, а если что-то произойдет с электронными данными, вы всегда их восстановите, предъявив классическую трудовую.
){kind=link}