Обзор изменений законодательства, применяемого управлением делами Воронежской области при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Воронежской области.
Согласно статье 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004 год, № 43, ст. 4169), государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляется посредством регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В соответствии со статьей 4 Закона Воронежской области от 30.03.2009 № 12 – ОЗ «О регулировании отдельных отношений в сфере архивного дела на территории Воронежской области» («Собрание законодательства Воронежской области», 26.05.2009, № 3, ст. 72), постановлением Правительства Воронежской области от 18.05.2009 № 412 «Об утверждении Положения об управлении делами Воронежской области» («Молодой коммунар», 2009, № 52, 23 мая) управление делами Воронежской области (далее – управление делами), как исполнительный орган Воронежской области, уполномоченный в сфере архивного дела, осуществляет региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Воронежской области (далее – региональный государственный контроль).
Организация и осуществление регионального государственного контроля регулируется Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» (Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 31.07.2020), постановлением Правительства Воронежской области от 30.09.2021 № 562 «Об утверждении Положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Воронежской области» (Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 30.09.2021).
Управление делами осуществляет региональный государственный контроль в отношении органов государственной власти Воронежской области, иных государственных органов Воронежской области, организаций, расположенных на территории Воронежской области и являющихся источниками комплектования государственных архивов Воронежской области, органов местного самоуправления, организаций, расположенных на территории Воронежской области и являющихся источниками комплектования муниципальных архивов Воронежской области (далее – контролируемые лица).
Постановлением Правительства Российской Федерации от 10.03.2022 № 336 «Об особенностях организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля» (Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10.03.2022) введен рядособенностей осуществления государственного контроля до 2030 года.
В планы проведения плановых контрольных (надзорных) мероприятий, включаются плановые контрольные (надзорные) мероприятия, только в отношении объектов контроля, отнесенных к категориям чрезвычайно высокого и высокого риска, за исключением контрольных (надзорных) мероприятий в отношении государственных и муниципальных учреждений дошкольного и начального общего образования, основного общего и среднего общего образования. В отношении таких учреждений может проводиться профилактический визит продолжительностью один день, не предусматривающий возможность отказа от его проведения.
Заявление контролируемого лица об изменении категории риска принадлежащих ему (используемых им) объектов контроля должно содержать номер соответствующего объекта контроля в едином реестре видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля. Такое заявление рассматривается управлением делами в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня регистрации.
Право направления обращений контролируемых лиц по вопросу осуществления консультирования и проведения профилактического визита в отношении такого контролируемого лица обеспечивается с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)». Такое обращение подлежит рассмотрению управлением делами в течение 10 рабочих дней со дня его регистрации.
Контролируемое лицо вправе обратиться в управление делами с заявлением о проведении в отношении его профилактического визита. Управление делами рассматривает заявление контролируемого лица в течение десяти рабочих дней с даты регистрации указанного заявления и принимает решение о проведении профилактического визита либо об отказе в его проведении с учетом материальных, финансовых и кадровых ресурсов управления, категории риска объекта контроля, о чем уведомляет контролируемое лицо.
В отношении контролируемых лиц могут быть проведены профилактические визиты, не предусматривающие возможность отказа от их проведения, по поручению Президента Российской Федерации, по поручению Председателя Правительства Российской Федерации, по поручению Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, согласованному с Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации – Руководителем Аппарата Правительства Российской Федерации. Если по результатам такого профилактического визита выявлены нарушения обязательных требований, то контролируемому лицу выдается предписание об устранении выявленных нарушений.
Упрощен процесс обжалования на Портале госуслуг предписаний, выданных по итогам профилактических мероприятий. Ранее подача жалобы была возможна только при указании учетного номера проверки или другого контрольного мероприятия. Теперь при обжаловании предписания можно указать как учетный номер такого профилактического визита, так и номер предписания.
Произошли изменения в нормативно-правовой базе Росархива. Приказом Минкультуры России от 08.08.2023 № 2367 (Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 06.09.2023) признан утратившим силу приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». С 17 сентября 2023 года вступил в силу Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организация» (Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 06.09.2023).
Правила определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.
Рассмотрим основные изменения, произошедшие в законодательстве об архивном деле в связи с выходом новых Правил.
Для проведения экспертизы ценности создаются экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК). ЭК создается в территориальных органах государственных органов, а также в организациях. ЦЭК создается в государственных органах, органах местного самоуправления, а также в организациях, имеющих сложную структуру и (или) подведомственные организации.
На рассмотрение экспертно-проверочной комиссии управления делами Воронежской области (ЭПК управления делами) руководитель государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива, представляет следующие документы:
- проекты описей дел, документов, в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате, не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (при передаче документов в муниципальный архив, один экземпляр описи на бумажном носителе остается в государственном органе, органе местного самоуправления, организации);
- проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в двух экземплярах, одновременно с описями дел постоянного срока хранения;
- историческую справку к фонду в двух экземплярах.
На рассмотрение ЭПК управления делами также представляются акты о неисправимых повреждениях архивных документов и акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, если неисправимо поврежденными или необнаруженными являются документами Архивного фонда Российской Федерации.
Дела постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. На электронные документы, не подлежащие хранению, составляется отдельный акт.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации – источнике комплектования допускается по решению ЭПК управления делами. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.
В случае не соблюдения требований законодательства Российской Федерации об архивном деле, органы и организации привлекаются к административной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
){kind=link}