Наиболее часто встречающиеся нарушения обязательных требований архивного законодательства РФ

До 01.07.2021 Управлением делами Воронежской области (далее – Управление делами) осуществлялся контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Воронежской области об архивном деле на территории Воронежской области в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Воронежской области. В связи с вступлением в силу с 01.07.2021 Федерального закона от 11.06.2021 № 170-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» (Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 11.06.2021) изменилось наименование вида контроля, осуществляемого Управлением делами – региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Воронежской области (далее – региональный государственный контроль).

Согласно статье 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004 год, № 43, ст. 4169), государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляется посредством регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

В соответствии со ст. 4 Закона Воронежской области от 30.03.2009 № 12-ОЗ «О регулировании отдельных отношений в сфере архивного дела на территории Воронежской области» («Собрание законодательства Воронежской области», 26.05.2009, № 3, ст. 72), постановлением правительства Воронежской области от 18.05.2009 № 412 «Об утверждении Положения об управлении делами Воронежской области» («Молодой коммунар», 2009, № 52, 23 мая) Управление делами, как орган исполнительной власти Воронежской области, уполномоченный в сфере архивного дела, осуществляет региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Воронежской области.

Управление делами осуществляет региональный государственный контроль в отношении территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, федеральных организаций, а также их филиалов и представительств, расположенных на территории Воронежской области и являющихся источниками комплектования государственных архивов Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области, государственных органов Воронежской области, организаций, расположенных на территории Воронежской области и являющихся источниками комплектования государственных архивов Воронежской области, органов местного самоуправления, организаций, расположенных на территории Воронежской области и являющихся источниками комплектования муниципальных архивов Воронежской области (далее – контролируемые лица).

Региональный государственный контроль осуществляется в целях обеспечения соблюдения обязательных требований в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории Воронежской области, за исключением случаев соблюдения архивами, музеями, библиотеками и научными организациями, включенными в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации, обязательных требований особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, находящихся у них на постоянном хранении и включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, посредством профилактики нарушений обязательных требований, оценки соблюдения обязательных требований контролируемыми лицами, выявления нарушений обязательных требований, принятия предусмотренных законодательством Российской Федерации мер по пресечению выявленных нарушений обязательных требований, устранению их последствий.

Объектами регионального государственного контроля являются:

– деятельность контролируемых лиц в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, за исключением уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в государственных архивах, государственных музеях, государственных библиотеках, научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;

– документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы на территории Воронежской области, за исключением уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в государственных архивах, государственных музеях, государственных библиотеках, научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;

– архив контролируемого лица.

При осуществлении регионального государственного контроля наиболее часто встречаются следующие нарушения обязательных требований, установленных законодательством об архивном деле.

1) Нарушения нормативного обеспечения деятельности архива организации:

– отсутствие локального акта (приказа) организации о назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства и архива организации;

– отсутствие положения об архиве организации (согласованного с ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела на территории Воронежской области (для источников комплектования госархивов));

– отсутствие положения об экспертной комиссии организации (согласованного с ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела на территории Воронежской области (для источников комплектования госархивов));

– отсутствие инструкции по делопроизводству организации (согласованной с ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела на территории Воронежской области (для источников комплектования госархивов)).

2) Нарушения обеспечения сохранности архивных документов организации:

– размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях;

– наличие в архивохранилище прокладки труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды;

– нарушение противопожарного режима (противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности: открытая электропроводка, светильники открытого исполнения, отсутствие огнетушителей, двери не обиты металлическим листом);

– нарушение охранного режима (отсутствие охранной сигнализации, отсутствие дверей с повышенной технической укрепленностью, отсутствие запирающихся (распашных) решеток на окнах архивохранилищ, расположенных на первом этаже здания);

– нарушение температурно-влажностного режима (отсутствие приборов измерения температуры и влажности воздуха, отсутствие в архивохранилище естественной или искусственной вентиляции, которая бы обеспечивала рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей);

– нарушение светового режима (отсутствие светозащитных штор на окнах в помещении архивохранилищ (при естественном освещении), применение ламп накаливания открытого исполнения (при искусственном освещении);

– нарушение санитарно-гигиенического режима (в помещениях архивохранилищ организации визуально просматривается наличие пыли, плесени, не обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении);

– размещение документов организации в архивохранилище на деревянных стеллажах.

3) Нарушения организации учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве организации:

– отсутствие или неполный комплект описей дел организации, актов о выделении дел к уничтожению;

– неполные или недостоверные сведения в паспорте архива организации, хранящей управленческую документацию.

4) Нарушения в организации комплектования архива организации и соблюдение порядка экспертизы ценности документов:

– отсутствие номенклатуры дел организации, либо недостатки в составлении номенклатуры дел организации, в том числе отсутствие согласования с ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела на территории Воронежской области (для источников комплектования госархивов);

– нарушение сроков проведения экспертизы ценности документов организации, составление и представление на ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела на территории Воронежской области описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дел по личному составу организации;

– несвоевременное выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения, отсутствие акта о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения;

– неполное и (или) некачественное оформление дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения (отсутствие или некачественная подшивка (переплет) дел, отсутствие нумерации листов в делах и листа-заверителя дела, нарушения в оформлении обложек дел, наличие в делах черновых и дублетных экземпляров документов и документов, по содержанию не соответствующих заголовку дела, отсутствие на документах подписей и печатей (в случае необходимости), отсутствие в делах внутренней описи для определенных категорий дел, помещение в дело документов с разными сроками хранения);

– отсутствие описей дел постоянного срока хранения, либо недостатки в составлении описей дел постоянного срока хранения, в том числе отсутствие визы утверждения с ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела на территории Воронежской области (для источников комплектования госархивов);

– отсутствие описей дел по личному составу, либо недостатки в составлении описей дел по личному составу, в том числе отсутствие визы согласования с ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела на территории Воронежской области (для источников комплектования госархивов);

– не соблюдены требования по оформлению титульного листа, переименований, составлению предисловия к описям дел.

5) Нарушения в организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации:

– несоблюдение правил оформления архивной справки (отсутствует подпись руководителя организации, отсутствует печать организации, отсутствуют реквизиты архивной справки);

– несвоевременная передача дел постоянного срока хранения, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, в государственные архивы Воронежской области.

Руководитель Управления делами Воронежской области П. П. Толстых